Activity-Based Working

Das Konzept Activity Based Working wird von Jahr zu Jahr immer populärer. Aber was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff?

Was ist Activity Based Working?

Das Konzept geht davon aus, dass die Menschen an jedem Arbeitstag eine ganze Reihe von verschiedenen Tätigkeiten ausüben und dafür auch unterschiedliche Bedingungen benötigen, um - unterstützt von entsprechender Technologie und Kultur - ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Kann hier der Möbelhersteller eine Rolle spielen? Die optimale Anpassung der Büroräume an die Bedürfnisse der Mitarbeiter wird immer wichtiger und daher ist es empfehlenswert, sich bei der Bürogestaltung von den neuen Ansatzpunkten und Vorteilen von Activity Based Working inspirieren zu lassen.

Prinzipien des Activity-Based-Working-Konzeptes

Um sein Potenzial effektiv zu nutzen, sollte jeder Mitarbeiter seine Aufgaben nach eigenen Bedürfnissen organisieren. Nach Activity Based Working gibt es im Büro keinen festen Arbeitsplatz mehr, wie z.B. einen fest zugewiesenen Schreibtisch. Der Arbeitsplatz wird jeden Tag je nach Bedürfnissen von dem Mitarbeiter selbst gewählt. Um verschiedene Arbeitsstile zu unterstützen, sollten entsprechende Büromöbel zur Verfügung gestellt werden. Für die Nutzer, die diskrete Details bevorzugen, bieten sich beispielsweise eine vielfältige Reihe der Schreibtische aus der Kollektion System -eM. Für die Mitarbeiter, für die der Positionswechsel am Arbeitsplatz wichtig ist, ist ein Schreibtisch mit elektromotorisch höhenverstellbarer Tischplatte, wie z.B. Lano-E 300 T, die ideale Wahl. Mit dem breiten Produktprogramm von MARO werden Büroräume geschaffen, die die Erwartungen auch der anspruchsvollsten Nutzer erfüllen.

Es ist aber zu betonen, dass Activity Based Working nicht nur mit Bürogestaltung zusammenhängt. In dem Konzept handelt es sich auch um intelligente Technologien, wie z.B. Buchungssysteme, sowie um die ganze Organisationskultur und Management. Der Begriff Activity Based Working wurde 1995 von Erik Veldhoen in seinem Buch "The Demise of the Office" eingeführt, aber das Konzept selbst ist bereits unter anderen Begriffen wie Flexible Working oder Smart Workplace aufgetaucht. In diesen Arbeitsmodellen werden die Art und Weise sowie der Ort der Aufgabenerfüllung flexibel angepasst. Der Trend zur Flexibilität im Büroumfeld wurde durch die technologischen und wirtschaftlichen Entwicklungen und durch die neue Vorstellung vom Arbeitsplatz beschleunigt. Die Gestaltung der Bürolandschaft und Wahl der Lösungen richten sich je nach Konzentrationsniveau, das notwendig ist, um konkrete Aufgaben zu erfüllen. Wichtig ist daher eine Analyse der Tätigkeiten im Vorfeld – was, auf welche Weise und wie lange im Unternehmen gemacht wird.

Büros der Zukunft nach Activity-Based-Working-Konzept

Die Popularität von ABW wächst mit den aufeinanderfolgenden erfolgreichen Implementierungen weiter an. Gefragt sind daher andere Büromöbel als früher. Firma Veldhoen + Co hat 1990 die Zusammenarbeit mit Interpolis begonnen, um gemeinsam das Arbeitsmodell Activity Based Working einzuführen. In den Büros wurde auf fest zugewiesene Schreibtische verzichtet und der Vorstand ermutigte seine Mitarbeiter, selbst zu entscheiden, wo, wann und wie lange sie arbeiten wollten. Die flexible Arbeitsweise hat sich schnell für das Unternehmen als vorteilhaft erwiesen. Heute entscheiden sich immer mehr Unternehmen für dieses Arbeitsmodell, obwohl der Ansatz in Polen immer noch neu ist.

Neben den klassischen Büroarbeitsplätzen werden immer häufiger Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Meetings, Entspannung sowie für kreative Tätigkeiten oder Teamarbeit geschaffen. Für diese diversen Bereiche bieten sich neben klassischen Schreibtischen auch Stehtische aus der Kollektion Idea. In der breiten Produktpalette dieser Kollektion findet man auch Tische, die auch in den kleinsten Raum passen und einen optimalen Ort für ungestörte Gespräche schaffen. Das Hauptziel von Activity Based Working besteht aber nicht darin, die Mitarbeiter ihrer Schreibtische zu berauben, sondern optimale Bedingungen zu schaffen, die der Art ihrer Tätigkeiten entsprechen. Eine ganze Reihe von verschiedenen Büromöbeln erleichtert es, Bereiche effektiv zu gestalten, die die bestimmten Arbeitsweisen unterstützen. Eine äußerst interessante Lösung für das Konzept Activity Based Working bietet die Kollektion von mobilen Büromöbeln Wariant.

Mit den Möbeln aus dieser Kollektion fallen viele Alltagstätigkeiten leichter. Generell gibt es drei Hauptgruppen von Tätigkeiten, die an einem Arbeitstag ausgeführt werden: Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, Tätigkeiten, die Kommunikation erfordern, und Verwaltungstätigkeiten, die teilweise automatisiert sind und hauptsächlich am Computer ausgeführt werden. Für konzeptionelle Arbeit, die Konzentration erfordert, eignet sich perfekt ein Schreibtisch mit hoher Abschirmung, ausgestattet mit akustisch wirksamen stoffbezogenen Paneelen. Für kurze Gespräche bietet sich der Meetingpoint Wariant mit einem Whiteboard für schnelle Notizen. Für die, die gerade an diesem Tag eine längere Zeit am Computer arbeiten müssen, wäre ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit Akku oder ein Teamarbeitsplatz perfekt.

Die Arbeitsumgebung von heute verändert sich sehr schnell. Mit Hilfe von moderner Technologie ist es möglich, praktisch überall zu arbeiten. Folge: Individuelle Arbeitsplätze im Büro sind immer seltener gefragt. Die Büroarbeitsplätze müssen heute die Erwartungen der Mitarbeiter erfüllen. Die klassischen Büroräume der Vergangenheit weichen Lösungen, die viel flexibler und funktionaler sind, Lösungen, in denen Freiheit und Diversifizierung der Tätigkeiten im Fokus stehen. Die Investition in ein modernes Büro ist ohne Zweifel ein Schritt, der sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer Vorteile bringt.

Vorteile von Activity Based Working

Zu den wichtigsten Vorteilen dieses Arbeitsmodells gehören:

Steigerung der Produktivität und Innovation der Mitarbeiter

Beim agilen Arbeiten können die Mitarbeiter selbst wählen, wo sie am effektivsten arbeiten. Wenn die Bedingungen für konzentriertes oder kreatives Arbeiten gegeben sind, fällt es viel leichter, eine Aufgabe zu erfüllen. Ein optimales Umfeld lässt die Arbeit schneller zu Ende bringen. Ein entsprechend geplanter Raum kann auch die Entwicklung von innovativen Lösungen fördern. Sollte ein Mitarbeiter seine Aufgaben am besten in einem ruhigen Ort erfüllen, kann er einen Platz wählen, wo er nicht unnötig abgelenkt wird. Möchte der Mitarbeiter etwas mit einem Kollegen besprechen oder ein Brainstorming im Team durchführen, kann er sich in einen Bereich begeben, wo man Gespräche ungestört führen kann.

In der Veröffentlichung "The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviours, Productivity and Satisfaction" von International Journal of Environmental Research and Public Helath wird eine Studie präsentiert, in der die Teilnehmer gebeten wurden, ihre Leistung in Bezug auf neun Arbeitsparameter zu bewerten. Es waren die folgenden Parameter: Quantität und Qualität der geleisteten Arbeit, Termineinhaltung, Fehlerhäufigkeit, Verantwortungsübernahme, Kreativität, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Arbeit als Ganzes, Produktivität. Die Mitarbeiter wurden gebeten, ihre Produktivität auf einer 10-Punkte-Skala zu bewerten. Als Faktoren, die die Produktivität der Mitarbeiter steigern, nannten die Befragten u. a. Diversität der Arbeitsbereiche, bessere Kooperationsfähigkeit auf verschiedenen Managementebenen sowie Flexibilität und Autonomie. Als Bedenken hinsichtlich der Einführung von ABW nannten die Befragten die Notwendigkeit, sich auf einen neuen Arbeitsplatz gewöhnen zu müssen und weniger Kontakt mit dem unmittelbaren Team. Diese Studie zeigt, wie wichtig es ist, das neue Arbeitsmodell Activity Based Working durchdacht einzuführen, um die Zeit für die Umgewöhnung zu verkürzen. Produktivitätssteigerung hängt also auch mit einem Wandel der Arbeitskultur, der Zusammenarbeit und des Managements zusammen.

Reduzierung der Kosten für Büroflächen

Die Mietkosten für Büroräume stellen einen erheblichen Kostenfaktor für das Firmenbudget dar. Laut verschiedenen Quellen werden aber - statistisch gesehen - nur 70-80% der verfügbaren Büroflächen genutzt. Dies bedeutet zusätzliche, ungenutzte Flächen, die Kosten verursachen. Mit dem Wandel der Vorstellung vom Arbeitssystem hat sich auch das Konzept des Arbeitsplatzes verändert. Der Arbeitsplatz bedeutet nicht automatisch, dass man im Büro sein muss. Homeoffice oder hybride Arbeitsmodelle sind heutzutage sehr populär. Die Mitarbeiter sind sich über ihre Bedürfnisse im Hinblick auf eine effiziente Aufgabenerfüllung im Klaren und erwarten, dass diese Bedürfnisse vom Arbeitgeber erfüllt werden. Diesem Trend folgend, werden in der Regel nach ABW-Konzept weniger Arbeitsplätze geplant, als es der tatsächlichen Zahl der Beschäftigten entsprechen würde. Die Mitarbeiter können je nach ihren geplanten Aktivitäten die Lösungen nutzen, die für ihre Tätigkeit gerade am besten sind. Das wachsende Interesse an hybriden Arbeitsformen und die Tatsache, dass nicht für alle Mitarbeiter feste Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden müssen, führen dazu, dass die Mietfläche reduziert werden kann. Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich für dieses Arbeitsmodell und profitieren dabei auch von der Beliebtheit von Home Office. Aber selbst im Homeoffice kann der Mitarbeiter die Vorteile moderner Bürolösungen nutzen und beispielsweise den Schreibtisch StartUs wählen, der nicht nur den Arbeitskomfort, sondern auch die Raumästhetik und das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben garantiert. Das hybride Arbeitsmodell setzt sich immer mehr durch. Laut mehreren Studien stehen in vielen Unternehmen, die das Activity Based Working umgesetzt haben, von 0,7 bis 0,8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zur Verfügung. Um eine Kostenoptimierung zu erreichen, muss im Vorfeld analysiert werden, wie viel Zeit am Schreibtisch und in anderen Arbeitsbereichen verbracht wird, damit alle Bereiche effizient genutzt werden können. Gemeinsam genutzte Bereiche brechen mit dem bisherigen Konzept: mein Arbeitsplatz = mein Schreibtisch, zugunsten der Auffassung: mein Arbeitsplatz = das abwechslungsreiche Büroumgebung.

Bessere Beziehungen im Team und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern

In Büros, die das Konzept Activity Based Workplace anwenden, können sich die Mitarbeiter frei zwischen den verschiedenen Bürobereichen bewegen. Die Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Projekt wird dadurch viel einfacher und schneller, da das Team den für sich geeigneten Arbeitsbereich selbst wählen kann. Dadurch werden unnötige Wege von einem Büroende zum anderen vermieden, und durch die Möglichkeit der direkten Rücksprache sowie den effizienten Informationsaustausch wird die Qualität der Zusammenarbeit wesentlich verbessert.

Höheres Mitarbeiterengagement und besseres Wohlfinden

Eine Studie von Veldhoen + Company aus dem Jahr 2020 hat ergeben, dass die Zufriedenheit am Arbeitsplatz um 17 % gestiegen ist, nachdem Unternehmen zum Activity Based Working übergegangen sind. Zufriedenheit und Arbeitskomfort spiegeln sich in der Produktivität wider. Als Folge der gestiegenen Arbeitszufriedenheit wurde eine Zunahme der individuellen Aktivität bei 13% und Gruppenaktivität bei 8% beobachtet, so die oben angeführte Studie. Inspiriert von dieser Forschung, sucht MARO jeden Tag nach neuen Lösungen für moderne Bürowelten und entwickelt neue Produkte, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

Büromöbel neu definiert?

Die Entscheidung, die ganze Arbeitsumgebung nach Activity Based Working umzugestalten, muss gut durchdacht und sorgfältig vorbereitet werden. Zur Verbesserung eines Arbeitssystems kann das Konzept auch nur teilweise in der Organisation umgesetzt werden. Mit der Wahl passender Büromöbel entstehen Bürobereiche, die sich an diversen Tätigkeiten orientieren. Ein Büro nach Activity Based Working ist eine perfekte Alternative zu einem Großraumbüro, wo ein Übermaß an Reizen, die Konzentration beeinträchtigen, und die fehlende Möglichkeit, den Ort am Arbeitstag zu wechseln, sich negativ auf die Produktivität und Kreativität auswirken.

Entscheidend für den Erfolg ist die Einbindung der Mitarbeiter in das neue Konzept bei der Entstehung der neuen Bürobereiche. Die Wahl der Lösungen sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und den Arbeitsstil des konkreten Teams sowie auf die unterschiedlichen täglichen Aufgaben abgestimmt werden. MARO bietet Lösungen für jeden Arbeitsstil. Durch die Berücksichtigung konkreter Bedürfnisse werden die Büroräume funktioneller gestaltet, was die Arbeitsqualität verbessert. Es ist jedoch zu bedenken, dass die Umsetzung von ABW Zeit erfordert. Die ersten Änderungen müssen das Management sowie die ganze Kultur der Organisation umfassen. Erst später können die Büroräume neu konzipiert werden, und zwar so, dass eine kontinuierliche Optimierung und eine ständige Anpassung an den aktuellen Bedarf in Frage kommen.

Sehen Sie sich unsere Arrangement-Vorschläge an - planning starters

Zurück