Activity-Based Working

Koncepcja Activity-Based Working z roku na rok zyskuje coraz większą popularność. Co właściwie kryje się za tym terminem?

Czym jest Activity-Based Working?

Idea ta zakłada, że ludzie wykonują zróżnicowane czynności w swojej codziennej pracy, w związku z czym potrzebują odmiennych warunków wspieranych przez odpowiednią technologię i kulturę, aby skutecznie wykonywać swoje zadania. Czy producent mebli powinien mieć w tym udział? Coraz większe znaczenie ma przystosowanie biura do pracowników - warto zatem poznać nowe możliwości i korzyści jakie daje wykorzystanie ABW w projekcie przestrzeni pracy.

Założenia Activity-Based Working

Umożliwienie każdemu pracownikowi organizacji swoich działań zgodnie z potrzebami pozwala na efektywne wykorzystanie jego potencjału. W założeniu ABW pracownik nie ma stałego miejsca pracy, jak np. przypisane na stałe biurko. Zamiast tego wybiera je sobie każdego dnia w zależności od potrzeb. W związku ze zróżnicowanymi stylami działań istotny jest zatem wybór odpowiednich mebli biurowych. Dla użytkowników preferujących dyskretne, wyszukane detale doskonale sprawdzą się biurka pracownicze z kolekcji System-eM, oferujące zróżnicowaną gamę kształtów i kolorów. Dla pracowników ceniących sobie możliwość zmiany pozycji w ciągu dnia idealnym wyborem będzie biurko z elektryczną regulacją blatu, jak np. Lano-E 300 T. Szeroki wachlarz mebli biurowych MARO ułatwia przystosowanie i utworzenie przestrzeni odpowiadających oczekiwaniom nawet najbardziej wymagających użytkowników.

Należy jednak podkreślić, że ABW nie należy identyfikować jedynie z projektowaniem wnętrz, ale również z rozwiązaniami technologicznymi, takimi jak np. systemy rezerwacji przestrzeni, a także z szeroko pojętą kulturą i zarządzaniem wewnątrz organizacji. Termin Activity-Based Working przedstawił Erik Veldhoen w 1995 roku w swojej książce “The Demise of the Office”. Sama koncepcja pojawiła się już wcześniej pod innymi określeniami, jak Flexible Working lub Smart Workplace. Pod tymi pojęciami kryje się idea modelu pracy pozwalającego na elastyczne dostosowanie formy i miejsca wykonywania powierzonych zadań. Rozwój technologii i ekonomii oraz wpływ zmiany postrzegania miejsc pracy przyśpieszyły popularyzację trendu elastyczności w środowisku biurowym. W tym założeniu wybór rozwiązań do przestrzeni biurowych podyktowany jest poziomowi koncentracji, jakiego wymagają realizowane zadania podejmowane w danym czasie przez pracowników. Istotnym elementem jest zatem analiza czasu, rodzaju i sposobów wykonywania pracy w danym przedsiębiorstwie.

Biura przyszłości w duchu Activity-Based Working

Popularność ABW stale rośnie wraz z kolejnymi jego wdrożeniami odnoszącymi sukcesy. W związku z tym, pojawia się zapotrzebowanie na inne niż dotychczas meble do biura. Firma Veldhoen + Co w 1990 r. rozpoczęła współpracę z Interpolis, aby wspólnie wcielić w życie system pracy oparty na aktywności. W biurach wyeliminowano przypisane na stałe biurka, a zarząd zachęcał swoich pracowników, by sami decydowali, gdzie, kiedy i jak długo chcą pracować. Elastyczna forma pracy szybko przyniosła firmie korzyści. Obecnie coraz więcej biur decyduje się na przejście na system ABW, choć w Polsce nadal jest to podejście nowe.

Coraz częściej spotkać można nie tylko klasyczne przestrzenie pracy biurowej, ale dedykowane miejsca do pracy w skupieniu, miejsca spotkań, przestrzenie relaksu czy pracy kreatywnej lub grupowej. Aby zapewnić różnorodność przestrzeni, oprócz klasycznych biurek warto wybrać do biura również stoły wysokie z kolekcji Idea – ich szeroka oferta wymiarów pozwala je wkomponować nawet w najmniejszą przestrzeń, tworząc miejsce do swobodnej konwersacji. Nadrzędnym celem Activity Based Working nie jest pozbawienie pracowników własnych biurek, lecz zadbanie o warunki odpowiadające charakterowi ich pracy. Skuteczne zorganizowanie przestrzeni skupionej na konkretnym stylu działania ułatwia dostępność zróżnicowanych mebli biurowych. Niezwykle ciekawym rozwiązaniem, proponowanym przez producenta mebli, a które doskonale wpisuję się w koncepcję ABW, jest system mebli mobilnych Wariant.

Kolekcja produktów odpowiada na potrzeby pracy składających się z różnych aktywności. Upraszczając, można przyjąć, że typowy dzień składa się z czynności należących do trzech głównych grup: czynności wymagające wysokiego poziomu koncentracji, czynności wymagające komunikacji i czynności administracyjne – częściowo zautomatyzowane, wykonywane głownie przy komputerze. Przykładowo do pracy koncepcyjnej, wymagającej skupienia, zastosować można biurko z wysoką zabudową i panelem tapicerowanym stanowiącym barierę akustyczną. Do przeprowadzania krótkich rozmów doskonale sprawdzi się Wariant - Miejsce Spotkań z tablicą umożliwiającą łatwe notowanie. Jeśli pracownika czeka w danym dniu dłuższa praca administracyjna wykonywana przy komputerze, warto zapewnić mu biurko z regulacją wysokości oraz stacją dokującą lub biurko dwuosobowe.

Charakter dzisiejszych środowisk pracy zmienia się bardzo szybko. Dzięki wykorzystaniu możliwości nowoczesnych technologii, praca możliwa jest praktycznie w każdym miejscu. Bez wątpienia przyczyniło się to do spadku zapotrzebowania na indywidualne stanowiska pracy w biurach. Miejsca pracy biurowej stanęły przed wyzwaniem sprostania oczekiwaniom swoich pracowników. Dotychczasowe, klasyczne biura ustępują miejsca rozwiązaniom zdecydowanie bardziej elastycznym i funkcjonalnym, kładącym nacisk na swobodę i dywersyfikację aktywności. Inwestycja w nowoczesność w biurze to z pewnością ruch zapewniający korzyści zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników.

Korzyści Activity-Based Working?

Do głównych zalet wynikających z tego systemu organizacji miejsca pracy, możemy zaliczyć:

Podniesienie wydajności i innowacyjności pracowników

W zwinnej pracy pracownicy sami wybierają, gdzie będą najbardziej efektywni. Zapewnienie warunków do skupienia czy pracy kreatywnej ułatwia wykonanie danego zadania. Dzięki sprzyjającym warunkom praca może być ukończona szybciej. Odpowiednia przestrzeń sprzyja również powstawaniu innowacyjnych rozwiązań. Jeśli dany pracownik najlepiej realizuje swoją pracę w spokojnym zaciszu, będzie mógł znaleźć dla siebie odpowiednie miejsce bez niepotrzebnych, rozpraszających bodźców. Jeśli jednak w danej chwili potrzebuje konsultacji ze współpracownikiem lub burzy mózgów w zespole, może spokojnie przenieść się do przestrzeni pozwalającej na nieskrępowaną rozmowę.

International Journal of Environmental Research and Public Helath w publikacji “The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviours, Productivity and Satisfaction” przedstawia badanie, w którym poproszono uczestników o ocenę swoich wyników w zakresie dziewięciu parametrów pracy. Były to: ilość i jakość wykonanej pracy, dotrzymanie terminów, częstotliwość błędów, branie odpowiedzialności, kreatywność, dogadywanie się z innymi, niezawodność, ogólna praca, wydajność. Pracownicy mieli za zadanie ocenić swoją produktywność przy użyciu 10-punktowej skali. W wyniku badania jako czynniki poprawy efektywności pracowników wyłoniono między innymi różnorodność miejsc pracy do wykonywania zadań, większą możliwość współpracy na wielu poziomach zarządzania oraz elastyczność i autonomię. Jako obawę w stosowaniu ABW respondenci wskazali konieczność dostosowania się do nowego miejsca pracy oraz mniejszy kontakt z najbliższym zespołem. Czynniki te wskazują, jak ważna jest dobra aranżacja biura w systemie ABW, umożliwiająca wdrożenie zespołu w nowy system pracy – a tym samym redukcję czasu potrzebnego do aklimatyzacji. Wzrost produktywności uwarunkowany jest zatem również zmianą kultury pracy, współpracy i zarządzania.

Możliwość obniżenia kosztów utrzymania powierzchni biurowej

Znaczący aspekt obciążający budżet firmy to koszty związane z wynajmem powierzchni biurowej. Różne źródła podają, że statystycznie wykorzystuje się zaledwie 70-80% dostępnych miejsc pracy w biurze. Wynik ten oznacza dodatkowe, niewykorzystane powierzchnie, które generują koszty. W dobie zmian w postrzeganiu systemu pracy ewoluowało również pojęcie samego miejsca pracy. Nie jest ono już jednoznaczne z obecnością w biurze. Bardzo często spotykany jest system pracy w domu lub pracy hybrydowej. Sami pracownicy dostrzegają swoje potrzeby do efektywnego wykonywania zadań i oczekują ich zaspokojenia przez pracodawcę. W nawiązaniu do tego trendu, w koncepcji ABW wskazuje się zwykle mniejszą liczbę stanowisk pracy niż wynosi realna liczba zatrudnionych. Pracownicy zgodnie ze swoimi zaplanowanymi działaniami mogą korzystać z rozwiązań, które w danym czasie najlepiej odpowiadają ich aktywności. Dzięki zwiększonemu zainteresowaniu pracą hybrydową i brakiem konieczności utrzymywania stałych stanowisk dla wszystkich pracowników, powierzchnia wynajmowana może być ograniczona. Coraz częściej pracodawcy decydują się na ten model pracy, częściowo wykorzystując popularność home office. Również w takim systemie pracownik może korzystać z dobrodziejstw rozwiązań nowoczesnych mebli biurowych – takich jak np. biurko StartUs, zapewniające komfort pracy oraz zachowanie estetyki wnętrza i balansu między pracą, a życiem codziennym. Model pracy hybrydowej upowszechnia się coraz bardziej, dlatego według badań wiele przestrzeni biurowych w stylu ABW utrzymuje współczynnik stanowisk pracy w stosunku do pracowników na poziomie 0,7-0,8. Uzyskanie optymalizacji kosztowej wymaga analizy czasu pracy wykonywanej przy biurku oraz innych przestrzeniach, tak by wszystkie były wykorzystywane efektywnie. Rotacyjne przestrzenie zrywają z dotychczasowym podejściem: moje miejsce pracy = moje biurko, na nasza rzecz podejścia moje miejsce pracy = różnorodna przestrzeń biurowa.

Poprawa relacji wewnątrz-zespołowych oraz współpracy między pracownikami

W biurach wykorzystujących ideę Activity Based Workplace pracownicy mogą swobodnie przemieszczać się między zróżnicowanymi przestrzeniami biurowymi. Co za tym idzie, współpraca przy wspólnym projekcie jest łatwiejsza i szybsza, bo dany zespół może wybrać dla siebie odpowiednią przestrzeń do pracy. Pozwala to uniknąć zbędnego biegania z jednego końca biura na drugi, a poprzez szybki dostęp do bezpośredniej konsultacji i sprawną wymianę informacji, jakość współpracy znacznie się podnosi.

Zwiększenie zaangażowania pracowników i poprawa ich samopoczucia

Badania przeprowadzone przez Veldhoen + Company w 2020 r. wykazały 17%-owy wzrost zadowolenia z miejsca pracy po przejściu firm na pracę opartą na Activity-Based Working. Zadowolenie oraz komfort pracy przekładają się na produktywność. Jak przedstawiono w powyższym badaniu, wzrost aktywności indywidualnej na skutek podniesienia satysfakcji z pracy zaobserwowano na poziomie 13%, natomiast grupowej - 8%. Wykorzystując tę wiedzę, MARO Office Furniture codziennie poszukuje nowych rozwiązań dedykowanych przestrzeniom biurowym, wprowadzając do oferty produkty odpowiadające na zróżnicowane potrzeby użytkowników.

Czyli meble biurowe po nowemu?

Decyzja o wdrażaniu całościowego środowiska pracy opartego na ABW wymaga rozważenia i odpowiedniego przygotowania. By ulepszyć system pracy w organizacji, warto wykorzystać nawet częściowo tę koncepcję. Wybór odpowiednich mebli biurowych pozwoli na zaaranżowanie przestrzeni dedykowanych różnorodnym formom aktywności w ciągu dnia pracy. Projekt biura w standardzie ABW stanowi doskonałą alternatywę dla biura typu open space. Nadmierna ilość bodźców nie sprzyja koncentracji, a brak możliwości zmiany miejsca w ciągu dnia negatywnie wpływa na produktywność i kreatywność.

Kluczowe dla osiągnięcia sukcesu jest zaangażowanie pracowników w proces tworzenia różnorodnych przestrzeni. Wybór rozwiązań powinien wynikać z konkretnych potrzeb i specyfiki stylu pracy zespołu, dla którego powstaje oraz zmienności zadań, z którymi pracownicy spotykają się na co dzień. W MARO Office Furniture dysponujemy rozwiązaniami dedykowanymi do każdego stylu pracy. Odpowiadając na realne potrzeby, przestrzenie w biurze są przez to lepiej wykorzystywane, podnosząc jakość pracy. Warto jednak pamiętać, że wdrożenie ABW wymaga czasu. Pierwsze zmiany powinny dotyczyć przede wszystkim sposobu zarządzania i kultury organizacji. Dopiero później można rozpocząć planowanie nowej aranżacji biura, pozostając otwartym na dyskusję o ciągłym udoskonalaniu przestrzeni i dostosowywaniu jej do aktualnych potrzeb.

Sprawdź nasze propozycje aranżacji - planning starters

powrót